Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?

KSeF brzmi skomplikowanie głównie wtedy, gdy próbujemy zrozumieć wszystko naraz.

KSeF brzmi skomplikowanie głównie wtedy, gdy próbujemy zrozumieć wszystko naraz.

Faktura ustrukturyzowana, XML, FA(3), certyfikat, numer KSeF, UPO, status dokumentu...

Dużo nowych pojęć.

W codziennej pracy cały proces można jednak sprowadzić do pięciu prostych czynności: POŁĄCZ → WYSTAW → SPRAWDŹ → WYŚLIJ → POTWIERDŹ

Jeżeli zapamiętasz tę kolejność, wiesz już właściwie, jak wygląda standardowe wystawianie faktury w KSeF.

Zobaczmy to krok po kroku na przykładzie Faktury.co.

Najpierw jedna ważna rzecz: KSeF nie jest dodatkowym miejscem, do którego trzeba przepisywać fakturę

To częsty sposób myślenia: wystawiam fakturę w programie do faktur → loguję się do KSeF → wpisuję wszystko jeszcze raz.

Nie musi to tak wyglądać.

Program do fakturowania faktury.co zintegrowany z KSeF może przekazać dokument bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów.

W Faktury.co wystawiasz dokument tak jak pozostałe faktury, a następnie przekazujesz go do KSeF z poziomu programu. Faktury.co monitoruje również status dokumentu i po jego przyjęciu zapisuje informacje otrzymane z KSeF, w tym UPO.

Więcej o samej integracji możesz przeczytać tutaj: Program do faktur z KSeF – Faktury.co.

Krok 0. Połącz Faktury.co z KSeF

Ten krok wykonujesz podczas konfiguracji integracji, a nie przy każdej wystawianej fakturze.

W Faktury.co ustawienia związane z KSeF znajdziesz w sekcji: USTAWIENIA → USTAWIENIA KSeF

Po skonfigurowaniu połączenia program może komunikować się z Krajowym Systemem e-Faktur i przekazywać do niego dokumenty.

W praktyce warto więc rozdzielić w głowie dwie rzeczy: konfigurację KSeF robisz raz, faktury wystawiasz później już w normalnym trybie pracy.

Jeżeli dopiero konfigurujesz dostęp do systemu, warto wcześniej przeczytać również poradnik dotyczący certyfikatów KSeF: Można już pobierać certyfikaty KSeF. Kto i po co musi je mieć?.

Krok 1. Dodaj nową fakturę

Po zalogowaniu do Faktury.co przejdź do: FAKTURY → DODAJ i wybierz rodzaj dokumentu, który chcesz wystawić.

Następnie przygotowujesz fakturę w taki sam sposób, jak podczas zwykłego fakturowania.

Nie zaczynasz więc od KSeF.

Zaczynasz od faktury.

To pierwsze ważne skojarzenie: SPRZEDAŻ → FAKTURA → KSeF a nie: SPRZEDAŻ → KSeF → faktura

KSeF jest systemem, w którym faktura ustrukturyzowana zostaje wystawiona i zarejestrowana, natomiast dane dokumentu przygotowujesz w swoim programie do fakturowania. Ministerstwo Finansów wskazuje, że po przygotowaniu dokument jest przesyłany do KSeF, gdzie zostaje zweryfikowany i przetworzony.

Jeżeli chcesz zobaczyć pozostałe możliwości programu, znajdziesz je na stronie Funkcje programu Faktury.co.

Krok 2. Uzupełnij dane faktury

Teraz podajesz dane dokumentu, między innymi:
- sposób i termin płatności,
- dane kontrahenta,
- datę sprzedaży,
- datę wystawienia,
- towary lub usługi,
- ilość i cenę,
- odpowiednią stawkę VAT,
- pozostałe informacje wymagane dla danego rodzaju dokumentu.

KSeF potrafi sprawdzić poprawność techniczną przesyłanego dokumentu, ale nie wie, czy przez pomyłkę wpisałeś niewłaściwego kontrahenta, cenę albo produkt.

Dlatego przed zatwierdzeniem faktury zastosuj prostą regułę: KTO → ZA CO → ILE → VAT → TERMIN

Pięć krótkich pytań:
KTO? – czy dane nabywcy są poprawne?
ZA CO? – czy pozycje faktury odpowiadają sprzedaży?
ILE? – czy ceny i ilości są prawidłowe?
VAT? – czy zastosowano właściwą stawkę?
TERMIN? – czy data i termin płatności są poprawne?

Taki kilkusekundowy przegląd może oszczędzić późniejszego wystawiania korekty.

Więcej przykładów znajdziesz w poradniku Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur – jak ich uniknąć?.

Jeżeli natomiast nie masz pewności, kiedy dokument powinien zostać wystawiony, zobacz również: Kiedy należy wystawić fakturę?.

Krok 3. Sprawdź fakturę przed wysłaniem do KSeF

Ten krok zasługuje na osobny punkt.

Dlaczego?

Ponieważ dokument przyjęty przez KSeF nie działa jak szkic w edytorze tekstu.

Po skutecznym wystawieniu faktury w systemie nie można po prostu wejść w dokument, poprawić jednej cyfry i zapisać go ponownie. Faktury przyjętej przez KSeF nie można edytować ani usunąć. Błędy poprawia się poprzez odpowiednią fakturę korygującą.

Dlatego wypracuj sobie prosty nawyk: ZAPISZ → ZATRZYMAJ SIĘ NA 5 SEKUND → SPRAWDŹ → WYŚLIJ

To znacznie lepszy schemat niż: ZAPISZ → WYŚLIJ → „ojej…”

Szczególnie dokładnie sprawdź NIP kontrahenta, kwoty, stawki VAT oraz daty.

Krok 4. Wyślij fakturę do KSeF

Jeżeli dane są prawidłowe, możesz przekazać dokument do Krajowego Systemu e-Faktur.

W Faktury.co wybierasz opcję: „Wyślij dokument do KSeF”

Nie musisz eksportować faktury do osobnego pliku i ręcznie przenosić jej do KSeF. Integracja pozwala przesłać ją bezpośrednio z Faktury.co.

I właśnie tutaj dzieje się techniczna część procesu, której użytkownik nie musi wykonywać ręcznie.

W uproszczeniu: Faktury.co → KSeF → weryfikacja → przyjęcie dokumentu

KSeF sprawdza między innymi strukturę przesłanej faktury oraz uprawnienia podmiotu wysyłającego dokument. Jeśli wszystko jest prawidłowe, dokument zostaje przyjęty.

Nie musisz więc ręcznie tworzyć pliku XML ani zastanawiać się nad strukturą FA(3).

Program i integracja wykonują techniczną część operacji za Ciebie.

Krok 5. Sprawdź status, numer KSeF i UPO

Kliknięcie „Wyślij” nie jest jeszcze momentem, w którym warto zamknąć przeglądarkę i zapomnieć o dokumencie.

Pozostaje jeszcze jedno ważne słowo: POTWIERDŹ

Po przesłaniu dokument jest przetwarzany przez KSeF.

Jeżeli zostanie prawidłowo przyjęty, system nada mu unikalny numer KSeF. Możliwe jest również pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru – UPO. Ministerstwo Finansów wskazuje te elementy jako potwierdzenie skutecznego zakończenia procesu wysyłki.

W Faktury.co status dokumentu jest monitorowany przez program, a po jego przyjęciu UPO jest zapisywane przy odpowiedniej fakturze.

Nie musisz również tworzyć numeru KSeF samodzielnie.

Zapamiętaj: numer faktury nadajesz Ty, numer KSeF nadaje KSeF.

To dwa różne identyfikatory.

Więcej na ten temat wyjaśniamy w artykule Jak działa numer KSeF? Wszystko, co warto wiedzieć.

Cały proces w 15 sekund

Jeżeli nie chcesz zapamiętywać całego artykułu, zapamiętaj tylko ten schemat:
1. POŁĄCZ
Połącz Faktury.co z KSeF.

2. WYSTAW
Przygotuj fakturę tak jak zwykle.

3. SPRAWDŹ
Zweryfikuj kontrahenta, pozycje, kwoty, VAT i daty.

4. WYŚLIJ
Przekaż dokument do KSeF bezpośrednio z Faktury.co.

5. POTWIERDŹ
Sprawdź status, numer KSeF i UPO.

POŁĄCZ → WYSTAW → SPRAWDŹ → WYŚLIJ → POTWIERDŹ

To cały podstawowy proces.

Co dzieje się z fakturą po kliknięciu „Wyślij do KSeF”?

Z punktu widzenia przedsiębiorcy proces jest prosty, ale w tle odbywa się kilka operacji.

Dane faktury są przygotowywane w strukturze wymaganej przez KSeF i przekazywane do systemu.

KSeF następnie weryfikuje dokument.

Jeżeli faktura spełnia wymagania i została przesłana przez uprawniony podmiot, system ją przyjmuje i nadaje jej numer KSeF.

Właśnie dlatego integracja programu do fakturowania z KSeF jest wygodniejsza od ręcznego przenoszenia danych między kilkoma aplikacjami.

Więcej informacji o całej integracji znajdziesz tutaj: Program do faktur z KSeF.

Co zrobić, jeśli KSeF odrzuci fakturę?

Brak numeru KSeF może oznaczać między innymi, że dokument:
- nadal oczekuje na przetworzenie,
- nie został jeszcze wysłany,
- został odrzucony — w programie wyświetli się informacja o przyczynie odrzucenia,
- został przygotowany w jednym z przewidzianych trybów szczególnych i nie trafił jeszcze do systemu.

Jeżeli dokument wysyłany w standardowym trybie zostanie odrzucony z powodu błędu, należy ustalić przyczynę, poprawić dokument i przesłać go ponownie. Odrzucony dokument nie otrzymuje numeru KSeF.

To kolejny powód, dla którego warto kontrolować status, zamiast traktować samo kliknięcie przycisku wysyłki jako zakończenie całego procesu.

A co, jeśli KSeF albo internet nie działa?

Standardowe wystawianie faktur online nie jest jedynym scenariuszem przewidzianym przez przepisy.

KSeF 2.0 przewiduje również szczególne tryby wystawiania dokumentów, między innymi Offline24 oraz rozwiązania stosowane podczas niedostępności lub awarii systemu. Terminy późniejszego przekazania dokumentu do KSeF zależą od konkretnego trybu.

Jeżeli chcesz dokładnie poznać ten mechanizm, przeczytaj: Tryb Offline24 w KSeF – jak z niego korzystać?.

Wystawianie to tylko połowa KSeF

KSeF działa w dwie strony.

Z jednej strony wysyłasz własne faktury sprzedażowe.

Z drugiej — otrzymujesz faktury wystawione Twojej firmie przez dostawców.

Dlatego po opanowaniu wysyłania warto uporządkować również odbieranie dokumentów kosztowych.

Faktury.co umożliwia pobieranie faktur z KSeF bezpośrednio do programu, dzięki czemu dokumenty sprzedażowe i kosztowe mogą być obsługiwane w jednym miejscu.

Opisaliśmy ten proces oddzielnie w poradniku: Jak odebrać fakturę kosztową z KSeF?.

Jak wystawić fakturę w KSeF bez technicznego stresu?

Najważniejsze jest to, żeby nie traktować KSeF jako kolejnego programu, którego obsługi trzeba nauczyć się od początku.

Jeżeli używasz programu Faktury.co zintegrowanego z KSeF, proces może pozostać bardzo podobny do dotychczasowego fakturowania.

Wystawiasz dokument.

Sprawdzasz dane.

Wysyłasz.

Program przekazuje dokument do KSeF.

KSeF nadaje numer.

Otrzymujesz potwierdzenie.

Dlatego zamiast zapamiętywać dziesiątki technicznych nazw, zacznij od jednego schematu: POŁĄCZ → WYSTAW → SPRAWDŹ → WYŚLIJ → POTWIERDŹ

Reszta stanie się szybko codzienną rutyną.

Faktury.co łączy wystawianie faktur, obsługę KSeF, dokumenty kosztowe, JPK, magazyn oraz współpracę z księgowością w jednym systemie.

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak wygląda cały program, sprawdź program do wystawiania faktur online Faktury.co.

Najczęstsze pytania

Czy muszę logować się bezpośrednio do KSeF, aby wysłać fakturę?
Nie musisz wykonywać całego procesu za pomocą aplikacji Ministerstwa Finansów. KSeF może być obsługiwany również przez program zintegrowany z API KSeF 2.0. Faktury.co umożliwia wysyłanie faktur bezpośrednio z programu.

Czy fakturę trzeba najpierw zapisać jako XML?
Nie musisz ręcznie tworzyć pliku XML. Program zintegrowany z KSeF przygotowuje dane w strukturze wymaganej przez system i przekazuje dokument do KSeF.

Skąd wiem, że faktura została przyjęta przez KSeF?
Po skutecznym przetworzeniu dokument otrzymuje unikalny numer KSeF, a możliwe jest również pobranie UPO.

Czy numer faktury i numer KSeF to to samo?
Nie. Numer faktury jest nadawany przez wystawcę. Numer KSeF jest dodatkowym, unikalnym identyfikatorem nadawanym przez system po przyjęciu dokumentu.

Czy można poprawić fakturę już przyjętą przez KSeF?
Nie można jej po prostu edytować ani usunąć. Błąd w wystawionej fakturze należy poprawić zgodnie z zasadami dotyczącymi faktur korygujących.

Więcej na ten temat: KSeF bez not korygujących – jak poprawić błąd na fakturze?.

Czy z Faktury.co można również odbierać faktury z KSeF?

Tak. Integracja Faktury.co pozwala zarówno wysyłać faktury sprzedażowe, jak i pobierać dokumenty dostępne dla firmy w KSeF.

Jedna zasada na koniec

KSeF nie powinien oznaczać większej liczby czynności.

Dobrze zintegrowany program powinien sprawić, że większość technicznych operacji odbywa się w tle, a przedsiębiorca nadal zajmuje się przede wszystkim tym, co zna: wystawieniem poprawnej faktury.

A więc jeszcze raz: POŁĄCZ → WYSTAW → SPRAWDŹ → WYŚLIJ → POTWIERDŹ

Pięć kroków. Jedna procedura. I KSeF przestaje wyglądać na skomplikowany.