Kiedy należy wystawić fakturę?

Wystawienie faktury wydaje się prostą czynnością.

Wystawienie faktury wydaje się prostą czynnością. W praktyce przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy dokument należy przygotować w dniu sprzedaży, po wykonaniu usługi, po otrzymaniu zapłaty, czy dopiero do 15. dnia kolejnego miesiąca.

Na szczęście większość terminów można uporządkować za pomocą kilku prostych zasad. Zamiast zapamiętywać wiele przepisów, warto wykorzystać mechanizm skojarzeń i stworzyć własny schemat pamięciowy.

W tym artykule wyjaśniamy, kiedy należy wystawić fakturę oraz jak łatwo zapamiętać najważniejsze terminy.

Podstawowy termin wystawienia faktury

W większości przypadków fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym:
- dostarczono towar,
- wykonano usługę,
- otrzymano całość lub część zapłaty przed dokonaniem sprzedaży.

Nie oznacza to więc, że fakturę zawsze trzeba wystawić dokładnie w dniu sprzedaży.

Jeżeli usługa została wykonana 8 lipca, fakturę można wystawić tego samego dnia, ale ostateczny termin przypada 15 sierpnia.

Podstawową zasadę można zapamiętać w jednym zdaniu: Sprzedaż w tym miesiącu – faktura najpóźniej do 15. dnia następnego miesiąca.

Czy warto czekać do 15. dnia miesiąca?

Przepisy określają termin graniczny, ale nie oznacza to, że warto odkładać wystawienie dokumentu na ostatnią chwilę.

Wystawienie faktury bezpośrednio po sprzedaży lub wykonaniu usługi ma kilka zalet:
- klient szybciej otrzymuje dokument,
- termin płatności może rozpocząć się wcześniej,
- łatwiej zachować porządek w dokumentacji,
- zmniejsza się ryzyko pominięcia transakcji,
- księgowość może sprawniej rozliczyć dany okres.

W wielu firmach najlepiej działa prosta zasada organizacyjna: faktura powstaje od razu po wykonaniu usługi albo wydaniu towaru.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi później wracać do zakończonych zleceń i sprawdzać, czy wszystkie dokumenty zostały już przygotowane.

Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?

Jeżeli przedsiębiorca otrzyma zaliczkę, przedpłatę, zadatek albo inną część zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru, może powstać obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej.

Co do zasady fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę.

Przykład
Klient wpłacił zaliczkę 12 lipca. Fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15 sierpnia.

Jeżeli po realizacji zamówienia klient zapłaci pozostałą część należności, przedsiębiorca wystawia fakturę końcową. Dokument powinien uwzględniać wcześniej otrzymane i udokumentowane zaliczki.

Jak wcześnie można wystawić fakturę?

Fakturę można przygotować również przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

Co do zasady dokument nie może zostać wystawiony wcześniej niż 60 dni przed:
- dostawą towaru,
- wykonaniem usługi,
- otrzymaniem zaliczki lub innej części zapłaty.

Takie rozwiązanie może być wygodne w przypadku wcześniej zaplanowanych zamówień, abonamentów lub stałej współpracy z kontrahentami.

Od zasady 60 dni istnieją jednak wyjątki. Dotyczą one między innymi świadczeń rozliczanych w okresach rozliczeniowych, najmu, leasingu, dostaw mediów oraz niektórych usług ciągłych.

Schemat 15–15–60

Terminy podatkowe łatwiej zapamiętać, gdy zamiast wielu przepisów zastosujemy prosty schemat: 15–15–60

Pierwsze 15 oznacza termin wystawienia standardowej faktury – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.
Drugie 15 oznacza termin wystawienia faktury zaliczkowej – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki.
Liczba 60 przypomina, że fakturę można zazwyczaj wystawić maksymalnie 60 dni przed planowaną sprzedażą, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty.

To uproszczenie obejmuje większość typowych sytuacji występujących w małych i średnich firmach.

Szczególne terminy wystawiania faktur

Niektóre transakcje nie podlegają standardowej zasadzie 15. dnia następnego miesiąca.

Usługi budowlane i budowlano-montażowe
W przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych fakturę należy wystawić najpóźniej do 30. dnia od dnia wykonania usługi.

Ważne jest prawidłowe ustalenie momentu zakończenia prac. Pomocne mogą być między innymi protokoły odbioru, umowy oraz inne dokumenty potwierdzające wykonanie usługi.

Dostawa drukowanych książek, gazet i czasopism
Fakturę należy wystawić najpóźniej do 60. dnia od dnia wydania towarów.

Jeżeli umowa przewiduje rozliczanie zwrotów wydawnictw, termin wystawienia dokumentu może być dłuższy.

Drukowanie książek, gazet i czasopism
W przypadku usług polegających na drukowaniu określonych publikacji fakturę należy wystawić najpóźniej do 90. dnia od dnia wykonania usługi.

Najem, leasing, media i usługi ciągłe
W przypadku niektórych świadczeń fakturę wystawia się najpóźniej z upływem terminu płatności.

Dotyczy to między innymi:
- najmu i dzierżawy,
- leasingu,
- dostaw energii elektrycznej i gazu,
- usług telekomunikacyjnych,
- usług ochrony i dozoru,
- stałej obsługi prawnej i biurowej.

Schemat 30–60–90

Szczególne terminy można zapamiętać za pomocą kolejnego prostego schematu: 30–60–90

30 dni – usługi budowlane i budowlano-montażowe.
60 dni – dostawa drukowanych książek, gazet i czasopism.
90 dni – usługi drukowania książek, gazet i czasopism.

W przypadku najmu, leasingu, mediów oraz wybranych usług ciągłych najważniejszym punktem odniesienia jest zazwyczaj termin płatności.

Faktura dla osoby fizycznej

Sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej jest najczęściej dokumentowana paragonem. Klient może jednak poprosić o wystawienie faktury.

Sprzedawca ma obowiązek przygotować dokument, jeżeli żądanie zostanie zgłoszone w odpowiednim terminie.

Jeżeli klient poprosi o fakturę jeszcze w miesiącu sprzedaży, zastosowanie mają standardowe terminy wystawiania dokumentów.

Jeżeli żądanie zostanie zgłoszone później, fakturę należy wystawić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania.

Klient powinien zgłosić prośbę o wystawienie faktury w ciągu trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano zapłatę.

Czy można wystawić fakturę po terminie?

Faktura wystawiona po obowiązującym terminie nadal dokumentuje rzeczywistą sprzedaż. Opóźnienie nie oznacza automatycznie, że dokument jest nieważny.

Nie należy jednak ignorować ustawowych terminów. Spóźnione wystawienie faktury może prowadzić do:
- nieprawidłowości w ewidencji,
- problemów przy rozliczeniu podatku VAT,
- rozbieżności pomiędzy dokumentami a deklaracjami,
- opóźnienia płatności przez klienta,
- konieczności składania dodatkowych wyjaśnień.

Po zauważeniu braku dokumentu najlepiej wystawić go możliwie szybko, zachowując rzeczywistą datę sprzedaży lub wykonania usługi.

W przypadku wątpliwości dotyczących rozliczenia podatku warto skonsultować sposób ujęcia dokumentu z księgowością.

KSeF a termin wystawienia faktury

Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania, przekazywania i odbierania faktur, ale nie usuwa podstawowych terminów wynikających z ustawy o VAT.

Nadal należy pamiętać między innymi o:
- terminie do 15. dnia następnego miesiąca,
- zasadach dotyczących faktur zaliczkowych,
- szczególnych terminach dla usług budowlanych,
- terminach związanych z najmem, leasingiem i dostawą mediów.

W przypadku faktur przesyłanych do KSeF nie warto pozostawiać ich wystawienia na ostatnią chwilę. Dokument musi zostać prawidłowo przygotowany i przekazany do systemu.

Jeżeli faktura zostanie odrzucona z powodu błędu technicznego lub nieprawidłowych danych, przedsiębiorca może potrzebować dodatkowego czasu na jej poprawienie i ponowne przesłanie.

Jak nie zapominać o wystawianiu faktur?

Największym problemem często nie jest brak znajomości przepisów, ale codzienny pośpiech.

Telefon od klienta, nowe zamówienie, poprawki do projektu i kolejne obowiązki sprawiają, że faktura, która miała zostać wystawiona wieczorem, zostaje odłożona na później.

Dlatego warto stworzyć prosty proces:
- Ustal moment zakończenia sprzedaży lub wykonania usługi.
- Od razu przygotuj dokument w programie do fakturowania.
- Sprawdź datę sprzedaży, dane nabywcy i termin płatności.
- Przekaż fakturę do KSeF, jeżeli podlega temu obowiązkowi.
- Regularnie kontroluj dokumenty oczekujące na zapłatę.

Im mniej czynności trzeba pamiętać i wykonywać ręcznie, tym mniejsze jest ryzyko pomyłki.

Program Faktury.co pomaga przygotowywać dokumenty, przechowywać je w jednym miejscu oraz porządkować codzienny proces fakturowania.

Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu firmy, zamiast zastanawiać się, czy zbliża się kolejny ważny termin.

Podsumowanie

W większości przypadków fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, wykonania usługi albo otrzymania zaliczki.

Dokument można również wystawić wcześniej – co do zasady maksymalnie 60 dni przed planowaną transakcją.

Należy jednak pamiętać o szczególnych zasadach dotyczących między innymi usług budowlanych, działalności wydawniczej, najmu, leasingu, usług telekomunikacyjnych oraz dostaw mediów.

Najważniejsze terminy można zapamiętać dzięki dwóm schematom: 15–15–60 oraz 30–60–90

Najbezpieczniejsza zasada organizacyjna jest jednak jeszcze prostsza: wystawiaj fakturę bezpośrednio po zakończeniu sprzedaży lub wykonaniu usługi.

To mniej rzeczy do zapamiętania, większy porządek w dokumentach i większa szansa na szybsze otrzymanie płatności.