Tryb Offline24 w KSeF – jak z niego korzystać?

Internet przestaje działać.

Internet przestaje działać.

Klient czeka na fakturę.

KSeF jest dostępny, ale w danym momencie nie możesz albo nie chcesz wysłać dokumentu online.

Czy trzeba czekać?

Nie.

KSeF przewiduje rozwiązanie, które pozwala wystawić fakturę bez wysyłania jej do systemu w tej samej chwili.

To tryb Offline24 .

Najłatwiej zapamiętać go w czterech krokach: WYSTAW → PRZEKAŻ → WYŚLIJ DO KSeF → ODBIERZ NUMER

Nie oznacza to jednak, że faktura może pozostać poza KSeF bezterminowo.

Offline24 daje przedsiębiorcy więcej elastyczności, ale jednocześnie nakłada obowiązek późniejszego przekazania dokumentu do systemu.

Zobaczmy, jak działa to w praktyce.

Czym jest Offline24?

Standardowo fakturę objętą KSeF wystawiasz i przesyłasz do systemu w trybie online.

Schemat wygląda wtedy tak: FAKTURA → KSeF → NUMER KSeF → GOTOWE

Offline24 zmienia kolejność.

Najpierw wystawiasz dokument.

Dopiero później przekazujesz go do KSeF.

Czyli: FAKTURA → KLIENT → KSeF PÓŹNIEJ

To właśnie najważniejsza rzecz, którą warto zapamiętać.

Tryb Offline24 pozwala wystawić fakturę zgodnie ze strukturą obowiązującą w KSeF, ale bez konieczności przesyłania jej do systemu dokładnie w momencie wystawienia.

Może być przydatny między innymi wtedy, gdy:
- nie masz dostępu do internetu,
- połączenie jest niestabilne,
- pracujesz w miejscu z ograniczonym dostępem do sieci,
- sposób działania firmy utrudnia wysyłkę każdej faktury w czasie rzeczywistym,
- z powodów organizacyjnych chcesz przesłać dokument do KSeF później.

Co ważne: Offline24 nie jest trybem uruchamianym przez Ministerstwo Finansów podczas awarii.

To przedsiębiorca decyduje, kiedy chce z niego skorzystać.

Offline24 nie oznacza „wyślę, kiedy będę chciał”

To prawdopodobnie najważniejsza zasada całego trybu.

Offline24 nie oznacza: WYSTAW → ZAPOMNIJ

Prawidłowy schemat wygląda tak: WYSTAW → ZAPISZ → PRZEKAŻ → WYŚLIJ NAJPÓŹNIEJ NASTĘPNEGO DNIA ROBOCZEGO

Fakturę wystawioną w trybie Offline24 trzeba przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Przykład:

Fakturę wystawiasz w poniedziałek.

Nie wysyłasz jej od razu do KSeF.

Powinna zostać przekazana do systemu najpóźniej we wtorek.

Jeżeli wystawiasz dokument w piątek, znaczenie ma pierwszy kolejny dzień roboczy.

Dlatego zamiast zapamiętywać nazwę „Offline24” dosłownie jako „mam dokładnie 24 godziny”, lepiej zapamiętać: OFFLINE24 = NAJPÓŹNIEJ NASTĘPNY DZIEŃ ROBOCZY

To dużo bezpieczniejsza reguła.

Czy Offline24 można stosować tylko podczas awarii internetu?

Nie.

I tu bardzo często pojawia się nieporozumienie.

Offline24 nie jest wyłącznie trybem awaryjnym.

Możesz z niego korzystać również wtedy, gdy KSeF działa prawidłowo.

Nie trzeba czekać na oficjalny komunikat Ministerstwa Finansów.

Nie trzeba również udowadniać, że wystąpiła awaria internetu.

To rozwiązanie dostępne dla podatnika jako jeden ze sposobów organizacji procesu wystawiania faktur.

Najprostsze rozróżnienie:
OFFLINE24 → decyzja przedsiębiorcy
NIEDOSTĘPNOŚĆ KSeF → komunikat o niedostępności systemu
AWARIA KSeF → oficjalna awaria systemu

To trzy różne sytuacje.

Offline24, niedostępność i awaria KSeF – czym się różnią?

Nazwy brzmią podobnie, dlatego łatwo je pomylić.

Możemy uprościć je do jednego schematu.

1. Tryb online
Wszystko działa normalnie.

WYSTAW → WYŚLIJ DO KSeF → NUMER KSeF

To podstawowy sposób obsługi faktury.

2. Offline24
KSeF może działać.

Ale Ty decydujesz, że dokument zostanie przesłany później.

WYSTAW → OFFLINE24 → WYŚLIJ PÓŹNIEJ

Termin: najpóźniej następny dzień roboczy.

3. Niedostępność KSeF
System jest czasowo niedostępny i informacja o tym zostaje oficjalnie opublikowana.

Wtedy obowiązują zasady właściwe dla trybu niedostępności.

4. Awaria KSeF
To sytuacja, w której wystąpiła oficjalnie ogłoszona awaria systemu.

Termin przesłania faktury jest wtedy inny niż w Offline24 i zależy od zakończenia awarii.

Dlatego warto zapamiętać: Offline24 ≠ awaria KSeF

To dwa różne mechanizmy.

Jeżeli dopiero zaczynasz pracę z KSeF, zobacz również poradnik Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?.

Jak wygląda faktura wystawiona w Offline24?

Faktura wystawiana w tym trybie nadal musi spełniać wymagania KSeF.

Nie jest to więc zwykły PDF przygotowany w dowolny sposób.

Dokument powinien zostać utworzony zgodnie z właściwą strukturą logiczną KSeF — obecnie FA(3).

Najprościej: OFFLINE nie oznacza „poza zasadami KSeF”.

Oznacza: „zgodnie z KSeF, ale wysłane później”.

Dlatego dobry program do faktur z KSeF powinien potrafić prawidłowo przygotować dokument również w tym trybie.

A co z kodami QR?

Tutaj pojawia się kolejny element Offline24.

Jeżeli faktura wystawiona offline jest udostępniana poza KSeF przed przekazaniem jej do systemu, w określonych przypadkach dokument musi zawierać dwa kody QR.

Możesz zapamiętać je tak:
OFFLINE → znajdź dokument
CERTYFIKAT → sprawdź wystawcę

Pierwszy kod posiada oznaczenie: OFFLINE i służy między innymi do późniejszego dostępu do faktury oraz weryfikacji jej danych.

Drugi kod posiada oznaczenie: CERTYFIKAT i umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy oraz sprawdzenie autentyczności dokumentu.

Czyli:
KOD 1 → FAKTURA
KOD 2 → WYSTAWCA

Dwa kody.

Dwie różne funkcje.

Do czego potrzebny jest certyfikat KSeF?

Drugi kod QR nie powstaje sam.

Do jego wygenerowania potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.

Certyfikat służy między innymi do potwierdzania tożsamości wystawcy faktury podczas pracy w trybach szczególnych, takich jak:
- Offline24,
- niedostępność KSeF,
- tryb awaryjny.

Dlatego jeżeli Twoja firma chce korzystać z Offline24, certyfikat warto przygotować zanim pojawi się sytuacja, w której będzie potrzebny.

Nie: BRAK INTERNETU → SZUKAM, JAK POBRAĆ CERTYFIKAT

Lepiej: CERTYFIKAT → GOTOWY → OFFLINE24, GDY POTRZEBNY

Więcej na ten temat znajdziesz w artykule Można już pobierać certyfikaty KSeF. Kto i po co musi je mieć?.

Co dzieje się po wysłaniu faktury Offline24 do KSeF?

Załóżmy, że dokument został wystawiony rano bez połączenia z KSeF.

Klient otrzymał fakturę.

Kilka godzin później połączenie wraca.

Co dalej?

Proces może wyglądać tak:
1. Faktura została już wystawiona
↓
2. Dokument trafia do KSeF
↓
3. KSeF przetwarza fakturę
↓
4. Dokument otrzymuje numer KSeF
↓
5. Program zapisuje status i potwierdzenie

Czyli Offline24 nie tworzy „drugiej faktury”.

Do KSeF przekazywany jest dokument wystawiony wcześniej.

Po jego prawidłowym przyjęciu otrzymuje on numer KSeF.

Ważne: data wystawienia w Offline24

Offline24 ma jeszcze jedną istotną cechę.

W tym trybie data wystawienia faktury wynika z daty wskazanej przez wystawcę w odpowiednim polu faktury.

Nie trzeba więc czekać na moment przyjęcia dokumentu przez KSeF, żeby ustalić datę jego wystawienia.

To jedna z istotnych różnic pomiędzy standardowym trybem online a trybem Offline24.

Dlatego warto myśleć o tym tak:
ONLINE → wystawienie mocno powiązane z przekazaniem do KSeF
OFFLINE24 → faktura powstaje wcześniej, KSeF otrzymuje ją później

A co, jeśli faktura wymaga korekty?

Fakturę korygującą również można wystawić w trybie Offline24.

Ale pojawia się tutaj ważna kolejność.

Jeżeli korygujesz fakturę, która sama została wcześniej wystawiona w Offline24 i nie została jeszcze przesłana do KSeF, najpierw trzeba przekazać do systemu fakturę pierwotną.

Dlaczego?

Bo korekta musi odwoływać się między innymi do numeru KSeF dokumentu korygowanego.

Schemat:
FAKTURA OFFLINE24 → KSeF → NUMER KSeF → KOREKTA

Nie:
FAKTURA OFFLINE24 → KOREKTA → dopiero później KSeF

To drobny szczegół, który może oszczędzić sporo zamieszania.

Czy kontrahent zobaczy fakturę od razu w KSeF?

Nie zawsze.

Jeżeli wystawiasz fakturę w Offline24, ale jeszcze nie przekazałeś jej do systemu, KSeF siłą rzeczy nie może udostępnić jej nabywcy.

Dlatego w okresie pomiędzy: WYSTAWIENIEM a PRZESŁANIEM DO KSeF

może być konieczne przekazanie klientowi dokumentu w uzgodniony sposób poza systemem.

Dopiero po przyjęciu faktury przez KSeF i nadaniu jej numeru dokument staje się dostępny w systemie.

To kolejny powód, dla którego warto pilnować terminu wysyłki.

Offline24 w praktyce – prosty przykład

Wyobraź sobie firmę serwisową.

Pracownik jedzie do klienta.

Kończy usługę o 14:00.

Klient chce od razu otrzymać dokument.

Ale w miejscu wykonania usługi nie ma stabilnego internetu.

Zamiast czekać na powrót do biura:
14:05 → wystawienie faktury w Offline24
14:06 → przekazanie dokumentu klientowi
17:30 → powrót internetu
17:31 → przesłanie faktury do KSeF
17:32 → weryfikacja statusu
17:33 → numer KSeF

Gotowe.

Nie trzeba było wstrzymywać sprzedaży.

Nie trzeba było również wystawiać faktury drugi raz.

Właśnie do takich sytuacji Offline24 może być bardzo wygodnym rozwiązaniem.

Jak obsługiwać Offline24 w Faktury.co?

Najważniejsza zasada jest taka: KSeF powinien być częścią programu do faktur, a nie dodatkowym miejscem, do którego ręcznie przepisujesz dokumenty.

W Faktury.co obsługa KSeF jest zintegrowana bezpośrednio z programem.

W ustawieniach KSeF możesz skonfigurować między innymi obsługę wysyłania i pobierania dokumentów.

Standardowy proces wystawienia dokumentu wygląda znajomo: FAKTURY → DODAJ → WYBIERZ RODZAJ FAKTURY

Uzupełniasz dane.

Zapisujesz dokument.

Następnie faktura może zostać przekazana do KSeF bezpośrednio z programu.

Po jej prawidłowym przetworzeniu Faktury.co może obsłużyć kolejne etapy procesu, między innymi:
- sprawdzenie statusu dokumentu,
- zapis numeru KSeF,
- pobranie UPO,
- późniejsze pobieranie dokumentów z KSeF.

Pełną listę możliwości znajdziesz na stronie Program do faktur z KSeF.

Offline24 nie zastępuje normalnego KSeF

Warto też spojrzeć na Offline24 z właściwej perspektywy.

To nie jest sposób na obchodzenie KSeF.

To nie jest również osobny system fakturowania.

To po prostu jedna z przewidzianych metod wystawienia dokumentu.

Najłatwiej zapamiętać:
ONLINE
wysyłam teraz

OFFLINE24
wystawiam teraz, wysyłam później

I właśnie to jedno zdanie wyjaśnia większość idei tego trybu.

Co warto przygotować wcześniej?

Nie warto poznawać Offline24 dopiero wtedy, gdy nagle przestanie działać internet.

Przygotowanie można sprowadzić do czterech kroków:
1. POŁĄCZ PROGRAM Z KSeF
Sprawdź wcześniej, czy integracja działa prawidłowo.

2. PRZYGOTUJ CERTYFIKAT
Będzie potrzebny między innymi do prawidłowego oznaczania dokumentów udostępnianych przed wysłaniem do KSeF.

3. SPRAWDŹ OFFLINE24
Dowiedz się, gdzie w używanym programie uruchamia się odpowiedni sposób wystawiania dokumentu.

4. ZAPAMIĘTAJ TERMIN
Najpóźniej następny dzień roboczy.

Czyli: POŁĄCZ → CERTYFIKAT → OFFLINE24 → WYŚLIJ

Najważniejsze informacje o Offline24

Nie musisz zapamiętywać całego artykułu.

Zapamiętaj pięć rzeczy:
1. Offline24 jest dobrowolny.
Możesz użyć go również wtedy, gdy sam KSeF działa prawidłowo.

2. Faktura musi być zgodna ze strukturą KSeF.
Offline nie oznacza dowolnego dokumentu.

3. Fakturę trzeba później wysłać do KSeF.
Najpóźniej w następnym dniu roboczym.

4. Przy udostępnieniu dokumentu poza KSeF przed jego wysłaniem mogą być potrzebne dwa kody QR.
OFFLINE + CERTYFIKAT

5. Certyfikat KSeF warto przygotować wcześniej.
Nie wtedy, gdy faktura już czeka na wystawienie.

I jeden schemat na koniec: WYSTAW → OZNACZ → PRZEKAŻ → WYŚLIJ → POTWIERDŹ

Jeżeli go zapamiętasz, rozumiesz już podstawowy mechanizm Offline24.

KSeF bez zbędnej techniki

KSeF w dokumentacji może wyglądać skomplikowanie.

Struktury XML.

Certyfikaty.

Kody QR.

Numery KSeF.

UPO.

Tryby offline.

W codziennej pracy przedsiębiorca nie powinien jednak zajmować się wszystkimi technicznymi szczegółami ręcznie.

Dobry program powinien wykonać większość tych operacji w tle.

Dlatego przy wyborze rozwiązania warto sprawdzić nie tylko, czy „obsługuje KSeF”, ale jak wygląda cały proces.

Pomocny będzie tutaj nasz poradnik Jak wybrać program do faktur z KSeF?.

Faktury.co łączy wystawianie faktur online, KSeF 2.0, faktury kosztowe, JPK, magazyn oraz współpracę z księgowością w jednym systemie.

Dzięki temu również sytuacja: „Nie mam teraz internetu” nie musi oznaczać: „Nie mogę wystawić faktury”.

Może oznaczać po prostu: OFFLINE24 → WYSTAW TERAZ → WYŚLIJ PÓŹNIEJ