Tryb Offline24 w KSeF – jak z niego korzystać?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z e-faktur obejmie większość przedsiębiorców. Podczas konsultacji pojawiały się obawy dotyczące m.in. jakości połączenia z internetem czy czasu przetwarzania dokumentów w KSeF. Aby ułatwić pracę w takich warunkach, wprowadzono rozwiązanie tryb offline24. W niniejszym artykule wyjaśniamy, na czym polega i kto może z niego skorzystać.

Tryby wystawiania faktur w KSeF
Domyślnym sposobem wystawiania faktur w KSeF jest tryb online, w którym faktura w formacie XML trafia do systemu w momencie jej wystawienia. Ministerstwo Finansów przewidziało jednak dodatkowe tryby awaryjne:
- tryb offline — stosowany w czasie prac serwisowych KSeF, po ogłoszeniu niedostępności w BIP MF,
- offline24 — możliwy do stosowania bez ograniczeń, np. przy braku internetu,
- tryb awaryjny — uruchamiany w trakcie usterki systemu, po komunikacie w BIP MF i interfejsie KSeF,
- awaria całkowita — w sytuacjach nadzwyczajnych (np. zagrożenie państwa), ogłaszana w mediach.
W dalszej części skupiamy się na trybie offline24.

Czym jest tryb offline24 w KSeF?
Przepisy dotyczące offline24 zaczną obowiązywać 1 lutego 2026 r., zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT.
Tryb offline24 umożliwia wystawienie faktury poza KSeF, z zachowaniem pełnej mocy prawnej, nawet jeśli w momencie wystawienia nie zostanie nadany numer KSeF. Podatnik musi jednak spełnić określone warunki:
- faktura musi być sporządzona zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną (od 1 lutego 2026 r. będzie to FA(3)),
- musi mieć formę elektroniczną,
- musi zostać oznaczona kodami QR, które umożliwią dostęp do faktury w KSeF, weryfikację danych i potwierdzenie tożsamości wystawcy,
- musi zostać przesłana do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Kto może korzystać z trybu offline24?
W przepisach nie określono ograniczeń dotyczących podmiotów uprawnionych do korzystania z offline24. Ministerstwo Finansów podkreśla, że celem jest zapewnienie przedsiębiorcom maksymalnej elastyczności. Tryb offline24 ma charakter dobrowolny – to podatnik decyduje, czy i kiedy chce z niego skorzystać.
Można go stosować m.in.:
- w sytuacjach awaryjnych (brak internetu, problemy z infrastrukturą),
- ze względów operacyjnych (np. szybka sprzedaż w sklepach i na stacjach paliw),
- gdy podatnik nie chce wystawiać faktur online w czasie rzeczywistym.

Kody QR a tryb offline24
W przypadku faktur wystawianych dla podmiotów wymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (np. konsumentów, kontrahentów zagranicznych), sposób postępowania zależy od tego, jak faktura zostanie udostępniona:
- udostępniona w KSeF — nabywca odbiera ją bezpośrednio w systemie,
- udostępniona poza KSeF — faktura musi zostać oznaczona dwoma kodami QR.
Są to:
- Kod QR typu 1 — pozwala na dostęp do faktury oraz weryfikację danych. Oznaczany podpisem „OFFLINE”, a dla faktur już znajdujących się w systemie zawiera numer KSeF.
- Kod QR typu 2 — potwierdza autentyczność i integralność faktury oraz umożliwia sprawdzenie aktywności certyfikatu wystawcy. Oznaczany podpisem „CERTYFIKAT”.

Jak wystawić fakturę w KSeF w programie FAKTURY.CO?
Aby wystawić fakturę w KSeF przy użyciu programu FAKTURY.CO, należy najpierw włączyć odpowiednią integrację:

USTAWIENIA » USTAWIENIA KSeF, gdzie można aktywować:
- integrację KSeF (online) — pobieranie faktur,
- integrację KSeF (online) — wysyłanie faktur,
- integrację KSeF (offline) — wysyłanie faktur.

Następnie należy przejść do:

FAKTURY » DODAJ » WYBIERZ RODZAJ FAKTURY,
uzupełnić dane i zapisać dokument. Aby przekazać go do KSeF, wystarczy wybrać opcję „Wyślij dokument do KSeF”.

Po przetworzeniu dokumentu w systemie:
- faktura otrzyma numer KSeF,
- zostanie uznana za wystawioną,
- będzie dostępna dla nabywcy w KSeF do pobrania i importu do księgowości.