Portal dokumentów – wygodna współpraca z księgowością w jednym miejscu

Jest koniec miesiąca.

Jest koniec miesiąca.

Księgowy prosi o brakujące dokumenty.

Jedna faktura jest w e-mailu.
Druga została wysłana przez komunikator.
Rachunek za paliwo leży gdzieś na dysku.
Do jednej z faktur trzeba jeszcze dopisać, czego dotyczył zakup.

I zaczyna się szukanie.

E-MAIL → KOMUNIKATOR → DYSK → TELEFON → KSIĘGOWOŚĆ

Przy kilku dokumentach nie stanowi to większego problemu.

Przy kilkudziesięciu zaczyna zabierać czas.

Dlatego znacznie prostszy może być drugi schemat: DOKUMENT → PORTAL → KSIĘGOWOŚĆ

Bez zastanawiania się, gdzie został wysłany konkretny plik.

Do tego właśnie służy Portal dokumentów dostępny w Faktury.co.

Jeden dokument. Jedno miejsce. Jedna historia.

Współpraca z księgowością nie polega wyłącznie na przekazaniu faktury.

Czasem księgowy musi wiedzieć:

„To zakup wyposażenia do biura”.

„Ta faktura dotyczy samochodu firmowego”.

„Do tego dokumentu będzie jeszcze korekta”.

Sam plik nie zawsze wystarcza.

Dlatego w Portalu dokumentów możesz przekazywać faktury, rachunki, umowy i inne pliki potrzebne do rozliczeń razem z dodatkowymi informacjami.

Dokument i jego kontekst pozostają w jednym miejscu.

To drobna różnica w sposobie pracy.

Ale właśnie takie drobne różnice najbardziej ograniczają późniejsze pytania, szukanie i przesyłanie tych samych informacji po raz kolejny.

Najdroższe dokumenty to czasem te, których nie możesz znaleźć

Nie chodzi o wartość faktury.

Chodzi o czas.

Przypomnij sobie sytuację, w której ktoś zapytał: „Masz fakturę za tę usługę?”

Wiesz, że masz.

Tylko gdzie?

W skrzynce odbiorczej?
W wysłanych?
Na komputerze?
W folderze „Dokumenty”?
A może została już przekazana księgowej?

Problemem często nie jest brak dokumentu.

Problemem jest brak pewności, gdzie go szukać.

Portal dokumentów pozwala ograniczyć takie sytuacje, ponieważ materiały przekazywane księgowości mogą być przechowywane w uporządkowanej przestrzeni Faktury.co.

Gdy dokument ponownie okaże się potrzebny, łatwiej do niego wrócić.

Księgowy potrzebuje informacji, a nie kolejnego maila

Wyobraź sobie dwa sposoby przekazania dokumentu.

Pierwszy:
Temat: dokument
Załącznik: IMG_4837.pdf

I drugi: Faktura za monitor do stanowiska pracy – zakup firmowy.

Ten sam dokument.

Zupełnie inna ilość informacji.

Dlatego do plików przekazywanych przez Portal dokumentów można dodawać opisy i dodatkowe informacje.

Księgowy otrzymuje wtedy nie tylko załącznik, ale również kontekst potrzebny do jego prawidłowego rozpoznania.

Mniej dodatkowych pytań.

Mniej wiadomości wysyłanych tylko po to, żeby wyjaśnić poprzednią wiadomość.

E-mail jest świetny do rozmowy. Nie zawsze do archiwizowania dokumentów

E-mail został stworzony przede wszystkim do komunikacji.

Dlatego po kilku miesiącach skrzynka może wyglądać tak:
„Dokumenty kwiecień”
„Re: Dokumenty kwiecień”
„Re: Re: Dokumenty kwiecień”
„Brakująca faktura”
„Jeszcze jeden dokument”

Każda wiadomość ma sens w chwili wysłania.

Problem pojawia się później, gdy trzeba odnaleźć konkretny dokument albo ustalić, co zostało już przekazane.

Portal dokumentów zmienia punkt ciężkości.

Zamiast organizować dokumenty wokół wiadomości, organizujesz komunikację wokół dokumentów.

I właśnie to robi największą różnicę.

Faktury sprzedaży to tylko część dokumentacji firmy

W programie do faktur Faktury.co możesz wystawiać dokumenty sprzedażowe, obsługiwać KSeF, kontrolować płatności i korzystać z dodatkowych narzędzi wspierających codzienną pracę firmy.

Ale księgowość potrzebuje często znacznie więcej niż tylko wystawionych faktur.

Mogą to być między innymi:
- faktury i rachunki kosztowe,
- umowy,
- potwierdzenia,
- dokumenty dotyczące zakupów,
- dodatkowe pliki potrzebne do rozliczenia,
- informacje wyjaśniające konkretny dokument.

Dlatego Portal dokumentów uzupełnia standardowe fakturowanie o przestrzeń przeznaczoną właśnie do wymiany takich materiałów z księgowością.

Pozostałe możliwości programu znajdziesz na stronie funkcje Faktury.co.

A co z KSeF?

KSeF porządkuje ważną część obiegu faktur, ale nie oznacza, że wszystkie dokumenty potrzebne księgowości nagle znikają.

Umowy, rachunki, wyjaśnienia czy dodatkowe pliki nadal mogą wymagać przekazania.

Dlatego warto patrzeć na cyfryzację księgowości szerzej.

KSeF odpowiada za obieg faktur ustrukturyzowanych.

Portal dokumentów pomaga uporządkować pozostałą wymianę dokumentów i informacji z księgowym.

Faktury.co pozwala obsługiwać KSeF bezpośrednio z programu – wysyłać faktury, pobierać dokumenty, sprawdzać ich status oraz odbierać UPO.

Jeżeli chcesz zobaczyć cały proces w praktyce, przeczytaj również poradnik Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?.

Dobra współpraca z księgowością zaczyna się wcześniej niż pod koniec miesiąca

To ważna zmiana sposobu myślenia.

Nie: „Pod koniec miesiąca zbiorę wszystko i wyślę księgowej.”

Ale: „Mam dokument → przekazuję go wtedy, kiedy go mam.”

Dzięki temu pod koniec miesiąca nie trzeba odtwarzać kilku tygodni działalności firmy z pamięci, skrzynki e-mail i folderu Pobrane.

Dokumenty mogą trafiać do uporządkowanego miejsca na bieżąco.

A księgowość otrzymuje do nich dostęp razem z potrzebnymi informacjami.

Jeżeli przygotowujesz swoją firmę do nowych zasad obiegu faktur, warto przeczytać również artykuł Modele współpracy z biurem rachunkowym w KSeF.

Mniej „gdzie to wysłałem?”, więcej „jest w Faktury.co”

Technologia w firmie ma sens wtedy, kiedy usuwa drobne czynności, o których nie chcesz pamiętać.

Nie powinna tworzyć kolejnego miejsca do sprawdzania.

Powinna ograniczać liczbę miejsc, które trzeba sprawdzać.

Portal dokumentów został zaprojektowany właśnie z takim założeniem.

Plik → opis → księgowość.

Bez osobnego maila.

Bez szukania starej konwersacji.

Bez zastanawiania się po miesiącu, czy dokument został już przekazany.

Portal dokumentów jest obecnie dostępny w pakietach Optymalnym i Premium Faktury.co.

Jeżeli chcesz zobaczyć dokładnie, jak działa, sprawdź Portal dokumentów w Faktury.co.

A jeśli dopiero wybierasz system do prowadzenia faktur i obsługi KSeF, zobacz również poradnik Jak wybrać program do faktur z KSeF?.

Mniej przesyłania.
Mniej szukania.
Więcej porządku.

I dokładnie o to chodzi w dobrej współpracy z księgowością.