Modele współpracy z biurem rachunkowym w KSeF

Do tej pory schemat współpracy z księgowością często wyglądał tak: FAKTURA → PDF → E-MAIL → BIURO RACHUNKOWE Raz w miesiącu przedsiębiorca zbierał dokumenty, wysyłał je księgowej i czekał na rozliczenie.

Do tej pory schemat współpracy z księgowością często wyglądał tak: FAKTURA → PDF → E-MAIL → BIURO RACHUNKOWE

Raz w miesiącu przedsiębiorca zbierał dokumenty, wysyłał je księgowej i czekał na rozliczenie.

KSeF mocno zmienia ten model.

Faktury mogą być dostępne w systemie praktycznie od momentu ich wystawienia lub otrzymania, dlatego przedsiębiorca i biuro rachunkowe nie muszą już opierać całej współpracy na przesyłaniu dokumentów e-mailem.

Pojawia się jednak inne pytanie: kto właściwie powinien mieć dostęp do KSeF?

Przedsiębiorca?

Biuro rachunkowe?

Właściciel biura?

Konkretna księgowa?

A może najlepiej korzystać z programu do faktur połączonego z KSeF i udostępnić księgowości dokumenty właśnie w nim?

Żeby tego nie komplikować, warto zapamiętać prosty schemat: FAKTURA → KSeF → DOSTĘP → KSIĘGOWOŚĆ

KSeF przechowuje fakturę.

Uprawnienia określają, kto może z nią pracować.

A dobrze ustawiony model współpracy sprawia, że dokument trafia do księgowości bez niepotrzebnego przesyłania plików pomiędzy kilkoma osobami.

Co KSeF zmienia we współpracy z biurem rachunkowym?

Najważniejsza zmiana jest prosta: faktura nie musi już wędrować od przedsiębiorcy do księgowej.

Jeżeli dokument został wystawiony lub odebrany za pośrednictwem KSeF, znajduje się w systemie.

Pozostaje więc ustalić, kto może uzyskać do niego dostęp i w jaki sposób będzie przebiegała dalsza obsługa księgowa.

To istotne szczególnie w przypadku faktur kosztowych.

W tradycyjnym modelu przedsiębiorca często czekał na fakturę PDF, pobierał ją z wiadomości e-mail, zapisywał na komputerze, a następnie przekazywał do księgowości.

W KSeF proces może wyglądać inaczej: SPRZEDAWCA → KSeF → FAKTURA KOSZTOWA → KSIĘGOWOŚĆ

Jeżeli chcesz dokładniej zobaczyć, jak działa ten proces, przeczytaj również poradnik Jak odebrać fakturę kosztową z KSeF?.

Samo pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza jednak, że każda księgowa automatycznie uzyskuje do niej dostęp.

I tutaj dochodzimy do najważniejszego elementu całej układanki.

KSeF i biuro rachunkowe – zapamiętaj zasadę DOSTĘPU

Najprościej myśleć o KSeF jak o zamkniętym archiwum dokumentów.

Faktury są w środku.

Ale nie każdy może otworzyć drzwi.

Dlatego: KSeF przechowuje dokument → uprawnienie otwiera dostęp.

Podatnik może nadać odpowiednie uprawnienia między innymi:
- konkretnej osobie fizycznej,
- biuru rachunkowemu jako podmiotowi,
- osobom, które będą wystawiały faktury,
- osobom lub podmiotom, które mają mieć dostęp do faktur.

Zakres uprawnień może być różny.

Nie trzeba więc automatycznie przekazywać każdej osobie pełnej kontroli nad KSeF.

Można dopasować dostęp do rzeczywistego sposobu współpracy.

Czy biuro rachunkowe musi mieć dostęp do KSeF?

Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla każdej firmy.

Biuro rachunkowe może pracować z dokumentami na kilka sposobów.

Może posiadać bezpośrednie uprawnienia do KSeF.

Może korzystać z dokumentów udostępnionych przez przedsiębiorcę.

Może również pracować poprzez program do faktur zintegrowany z KSeF.

Dlatego zamiast pytać: „Czy księgowa musi mieć KSeF?” lepiej zapytać: „Jak chcemy przekazywać dokumenty do księgowości?”

To pytanie znacznie szybciej prowadzi do właściwego modelu.

Model 1 – przedsiębiorca obsługuje KSeF, biuro otrzymuje dokumenty

Pierwszy model jest najbardziej zbliżony do tradycyjnej współpracy.

Przedsiębiorca sam obsługuje KSeF albo korzysta z programu do faktur, który komunikuje się z systemem.

Biuro rachunkowe nie otrzymuje bezpośrednich uprawnień do KSeF.

Schemat wygląda wtedy mniej więcej tak: KSeF → PRZEDSIĘBIORCA → DOKUMENTY → BIURO

Przedsiębiorca może pobierać dokumenty i przekazywać księgowości potrzebne dane.

Kiedy taki model może mieć sens?

Na przykład wtedy, gdy:
- firma ma niewiele dokumentów,
- przedsiębiorca chce sam kontrolować KSeF,
- biuro korzysta z własnego systemu księgowego,
- nie ma potrzeby nadawania księgowości bezpośrednich uprawnień.

Zaletą jest pełna kontrola przedsiębiorcy nad dostępem.

Wadą pozostaje dodatkowy etap przekazywania dokumentów.

Jeżeli co miesiąc trzeba pobierać kilkadziesiąt lub kilkaset faktur i przesyłać je dalej, część korzyści wynikających z cyfryzacji KSeF po prostu znika.

Model 2 – dostęp do KSeF otrzymuje biuro rachunkowe jako podmiot

Drugi wariant jest szczególnie interesujący dla przedsiębiorców współpracujących z większym biurem rachunkowym.

Uprawnienie nie jest wtedy nadawane konkretnej księgowej.

Otrzymuje je biuro rachunkowe jako podmiot.

Można więc zapamiętać: FIRMA → BIURO → PRACOWNIK BIURA

W KSeF 2.0 przedsiębiorca może nadać biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia, w tym do wystawiania lub przeglądania faktur.

Jeżeli podczas nadawania uprawnienia zostanie przyznane także prawo do dalszego przekazywania uprawnień, biuro rachunkowe może następnie przekazywać odpowiedni dostęp swoim pracownikom.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi zarządzać osobno każdym pracownikiem biura.

To bardzo ważne w większych kancelariach księgowych, w których klient może być obsługiwany przez kilka osób.

Zalety tego modelu
- przedsiębiorca nie musi nadawać dostępu każdej księgowej osobno,
- łatwiej obsługiwać zmianę pracownika prowadzącego klienta,
- biuro może lepiej organizować pracę swojego zespołu,
- można ograniczyć liczbę czynności wykonywanych przez klienta.

To jeden z modeli, który dobrze wykorzystuje mechanizm uprawnień dostępny w KSeF 2.0.

Model 3 – uprawnienie otrzymuje konkretna osoba

Można również nadać dostęp konkretnej osobie fizycznej.

Może to być na przykład księgowa prowadząca rozliczenia firmy.

Schemat jest bardzo prosty: FIRMA → KSIĘGOWA → KSeF

Taki model może dobrze działać w przypadku niewielkich biur rachunkowych albo współpracy bezpośrednio z jedną księgową.

Przedsiębiorca dokładnie wie, kto posiada dostęp do dokumentów.

Trzeba jednak pamiętać o jednej rzeczy.

Jeżeli zmieni się osoba obsługująca firmę, może być konieczna aktualizacja uprawnień.

Dlatego przy większych biurach rachunkowych wygodniejsze może być nadanie dostępu samemu biuru jako podmiotowi, zamiast konkretnej osobie.

Model 4 – KSeF połączony z programem do faktur i dostępem dla księgowości

Jest też model, który ogranicza liczbę miejsc, pomiędzy którymi trzeba przenosić dokumenty.

Schemat wygląda wtedy tak: FAKTURY.CO ↔ KSeF → KSIĘGOWOŚĆ

Przedsiębiorca wystawia dokument w programie.

Program przekazuje fakturę do KSeF.

Po jej przyjęciu zapisuje numer KSeF oraz UPO.

Jednocześnie może pobierać faktury kosztowe dostępne dla firmy w KSeF.

W efekcie dokumenty sprzedażowe i kosztowe są dostępne w jednym miejscu.

Faktury.co jest zintegrowane z KSeF 2.0, dzięki czemu można między innymi:
- wysyłać faktury do KSeF,
- pobierać faktury kosztowe,
- sprawdzać status dokumentów,
- pobierać UPO,
- przechowywać dane faktur razem z pozostałymi dokumentami firmy.

To oznacza, że przedsiębiorca nie musi wykonywać schematu: program → pobierz XML → KSeF → pobierz dokument → e-mail → księgowa

Proces może być znacznie krótszy.

Dostęp księgowego w Faktury.co

KSeF rozwiązuje problem wymiany faktur ustrukturyzowanych.

Ale księgowość potrzebuje przecież nie tylko faktur z KSeF.

Potrzebne mogą być również:
- rachunki,
- umowy,
- potwierdzenia płatności,
- dokumenty bankowe,
- dodatkowe załączniki,
- informacje dotyczące konkretnej transakcji.

Dlatego w Faktury.co można również korzystać z funkcji dostępu księgowego oraz wymiany dokumentów.

Zamiast: e-mail → załącznik → kolejny e-mail → brakujący dokument → kolejny e-mail

można zbudować prostszy proces: DOKUMENT → FAKTURY.CO → KSIĘGOWOŚĆ

Więcej o takim sposobie pracy opisujemy w artykule Portal dokumentów – wygodna współpraca z księgowością w jednym miejscu.

Wszystkie możliwości programu możesz również zobaczyć na stronie funkcji Faktury.co.

Jak nadać biuru rachunkowemu uprawnienia do KSeF?

Jeżeli biuro ma korzystać bezpośrednio z KSeF, należy nadać mu odpowiednie uprawnienia.

Najważniejsza zasada brzmi: nie zaczynaj od pytania „komu dać wszystko?”, tylko „co ta osoba ma robić?”.

Najpierw ustal więc zakres współpracy.

Czy biuro ma:
- tylko przeglądać faktury,
- pobierać dokumenty,
- wystawiać faktury w imieniu firmy,
- zarządzać dostępem swoich pracowników?

Dopiero na tej podstawie należy dobrać zakres uprawnień.

Jeżeli uprawnienie otrzymuje biuro rachunkowe jako podmiot, wskazuje się jego dane, w tym NIP.

W zależności od wybranego modelu można również umożliwić biuru dalsze przekazywanie uprawnień osobom, które rzeczywiście obsługują klienta.

Czy warto dawać księgowej pełne uprawnienia do KSeF?

Nie zawsze.

W KSeF obowiązuje podobna zasada jak w innych systemach firmowych: tyle dostępu, ile potrzeba do wykonania pracy.

Jeżeli księgowa ma jedynie pobierać i księgować faktury, nie oznacza to automatycznie, że potrzebuje wszystkich możliwych uprawnień.

Jeżeli natomiast biuro wystawia faktury w imieniu klienta, zakres dostępu musi umożliwiać wykonywanie tej czynności.

Dobrze skonfigurowane uprawnienia zwiększają bezpieczeństwo i ułatwiają późniejsze zarządzanie dostępem.

Co się dzieje, gdy zmieniasz biuro rachunkowe?

To scenariusz, o którym łatwo zapomnieć podczas konfiguracji KSeF.

Firma współpracuje z biurem A.

Nadaje mu dostęp.

Po roku przechodzi do biura B.

Co wtedy?

Trzeba pamiętać nie tylko o przekazaniu dokumentacji księgowej, ale także o sprawdzeniu aktywnych uprawnień w KSeF.

Najprostsza reguła:
NOWE BIURO → NOWE UPRAWNIENIA
STARE BIURO → WERYFIKACJA I ODEBRANIE ZBĘDNYCH UPRAWNIEŃ

Nadane wcześniej uprawnienia można odebrać.

Warto więc traktować listę dostępów do KSeF podobnie jak dostęp do firmowego banku, poczty czy systemu księgowego.

Zmiana współpracownika powinna oznaczać również przegląd jego uprawnień.

KSeF nie zastępuje całej współpracy z księgowością

To bardzo ważne.

KSeF rozwiązuje dużą część problemu związanego z obiegiem faktur.

Nie przechowuje jednak całej dokumentacji potrzebnej księgowej.

Przykładowo umowa, protokół, dodatkowe wyjaśnienie czy potwierdzenie płatności nadal mogą wymagać przekazania poza samym KSeF.

Dlatego najlepiej myśleć o systemie nie jako o zamienniku księgowości, ale jako o jednym z elementów całego procesu: SPRZEDAŻ → FAKTURA → KSeF → DOKUMENTY → KSIĘGOWOŚĆ

Im mniej ręcznych etapów pomiędzy nimi, tym łatwiejsza codzienna praca.

Przykład – firma współpracująca z biurem rachunkowym

Firma wystawia miesięcznie 80 faktur sprzedażowych i otrzymuje 50 faktur kosztowych.

W starym modelu właściciel:
1. wystawiał faktury,
2. wysyłał je klientom,
3. zbierał faktury kosztowe z poczty,
4. zapisywał dokumenty,
5. pod koniec miesiąca przekazywał wszystko księgowej.

Pięć etapów.

Po odpowiednim zorganizowaniu KSeF proces może wyglądać tak: FAKTURY.CO → KSeF → KSIĘGOWOŚĆ

Faktury sprzedażowe są wysyłane do KSeF.

Dokumenty kosztowe mogą zostać pobrane z KSeF.

Księgowość otrzymuje dostęp do potrzebnych dokumentów.

A dodatkowe pliki można przekazać przez Portal dokumentów.

To właśnie automatyzacja przepływu dokumentów jest jedną z największych praktycznych zmian związanych z KSeF.

Jak sprawdzić, czy dana faktura trafi do KSeF?

Nie każdy dokument wystawiany przez przedsiębiorcę musi być obowiązkowo przesyłany do systemu.

Dlatego przed ustalaniem modelu współpracy z księgowością warto również wiedzieć, które dokumenty rzeczywiście podlegają KSeF.

Szczegółowo opisujemy to w poradniku: Jakich faktur nie dotyczy KSeF i kto musi z niego korzystać?

Przykładowo faktury wystawiane konsumentom nie są objęte obowiązkowym KSeF.

Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: Faktura dla osoby prywatnej a KSeF – najważniejsze zasady.

A co z certyfikatem KSeF?

Uprawnienie i sposób uwierzytelnienia to dwie różne rzeczy.

Możesz mieć prawo do wykonania określonej czynności w KSeF, ale system musi jeszcze wiedzieć, kim jesteś.

Do uwierzytelniania w KSeF 2.0 można wykorzystywać między innymi certyfikaty KSeF.

To szczególnie istotne przy integracji KSeF z zewnętrznymi programami oraz przy określonych trybach wystawiania faktur.

Jeżeli chcesz dokładniej zrozumieć ten mechanizm, zobacz: Certyfikaty KSeF – kto musi je mieć i do czego służą?.

Jaki model współpracy z biurem rachunkowym wybrać?

Nie istnieje jeden model odpowiedni dla każdej firmy.

Można jednak zastosować prostą zasadę.

Mała firma + niewiele dokumentów
Przedsiębiorca może sam obsługiwać KSeF i przekazywać księgowości potrzebne dokumenty.

Stała współpraca z jedną księgową
Można rozważyć nadanie uprawnień konkretnej osobie.

Większe biuro rachunkowe
Wygodne może być nadanie odpowiednich uprawnień biuru jako podmiotowi wraz z możliwością zarządzania dostępem pracowników.

Firma korzystająca z programu do faktur
Można połączyć obsługę KSeF, dokumentów sprzedażowych, kosztowych oraz współpracę z księgowością w jednym środowisku.

Nie chodzi więc o znalezienie „najlepszego KSeF”.

Chodzi o znalezienie najkrótszej drogi dokumentu od kontrahenta do księgowości.

Najczęstsze pytania

Czy biuro rachunkowe może mieć dostęp do KSeF?
Tak. Podatnik może nadać biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia do korzystania z KSeF.

Czy można nadać dostęp całemu biuru rachunkowemu?
Tak. Uprawnienie może zostać nadane biuru rachunkowemu jako podmiotowi, a nie wyłącznie konkretnej osobie.

Czy biuro rachunkowe może nadać dostęp swoim pracownikom?
Może to być możliwe, jeżeli przy nadawaniu uprawnienia biuru zostanie przyznane prawo do dalszego przekazywania odpowiednich uprawnień.

Czy muszę nadać księgowej pełny dostęp do KSeF?
Nie. Zakres uprawnień należy dopasować do czynności, które dana osoba lub biuro mają wykonywać.

Czy biuro rachunkowe musi mieć bezpośredni dostęp do KSeF?
Nie zawsze. Dokumenty mogą być obsługiwane również przez przedsiębiorcę albo za pomocą programu zintegrowanego z KSeF i następnie udostępniane księgowości.

Czy mogę odebrać biuru rachunkowemu uprawnienia?
Tak. Nadane wcześniej uprawnienia można odebrać. Szczególnie warto o tym pamiętać przy zakończeniu współpracy lub zmianie biura.

Czy Faktury.co współpracuje z KSeF 2.0?
Tak. Integracja Faktury.co z KSeF 2.0 umożliwia między innymi wysyłanie faktur, pobieranie dokumentów kosztowych, sprawdzanie statusów oraz pobieranie UPO.

KSeF + księgowość bez niepotrzebnego chaosu

KSeF nie musi oznaczać bardziej skomplikowanej współpracy z biurem rachunkowym.

Przeciwnie.

Dobrze skonfigurowany dostęp może wyeliminować wiele czynności, które wcześniej wykonywano ręcznie.

Zapamiętaj: FAKTURA → KSeF → DOSTĘP → KSIĘGOWOŚĆ

Najpierw dokument trafia do systemu.

Następnie właściwa osoba otrzymuje odpowiedni dostęp.

Na końcu księgowość może pracować na aktualnych dokumentach bez czekania na comiesięczną paczkę załączników.

A jeżeli chcesz obsługiwać faktury, KSeF i współpracę z księgowością w jednym miejscu, sprawdź program do faktur Faktury.co oraz wszystkie funkcje programu.