Kody QR na fakturach – szybkie płatności i nowoczesna obsługa klienta

Płatność za fakturę często wygląda tak: FAKTURA → NUMER KONTA → KWOTA → TYTUŁ PRZELEWU → SPRAWDZENIE → PŁATNOŚĆ Kilka pól do przepisania.

Płatność za fakturę często wygląda tak: FAKTURA → NUMER KONTA → KWOTA → TYTUŁ PRZELEWU → SPRAWDZENIE → PŁATNOŚĆ

Kilka pól do przepisania. Kilka miejsc, w których można się pomylić.

A można prościej: FAKTURA → SKANUJ → SPRAWDŹ → ZAPŁAĆ

Właśnie do tego służy kod QR do płatności umieszczony na fakturze.

Klient nie musi ręcznie przepisywać numeru rachunku, kwoty czy tytułu przelewu. Skanuje kod w aplikacji bankowej, sprawdza uzupełnione dane i zatwierdza płatność.

Mały kwadrat na fakturze może więc usunąć kilka niepotrzebnych kroków z całego procesu.

Czym jest kod QR na fakturze?

Kod QR to graficzny zapis informacji, który może zostać odczytany przez smartfon lub odpowiednią aplikację.

W przypadku kodu QR przeznaczonego do płatności może on zawierać dane potrzebne do przygotowania przelewu, takie jak:
- numer rachunku bankowego,
- kwota do zapłaty,
- tytuł przelewu,
- dane odbiorcy.

Z punktu widzenia klienta mechanizm jest bardzo prosty: OTWÓRZ BANK → ZESKANUJ → SPRAWDŹ → ZATWIERDŹ

Nie trzeba ręcznie przepisywać długiego numeru rachunku ani przełączać się kilka razy między fakturą a aplikacją bankową.

I właśnie ta prostota jest największą zaletą kodu QR.

Dlaczego mniej kroków ma znaczenie?

Wyobraź sobie dwie faktury.

Pierwsza wymaga znalezienia numeru rachunku, skopiowania kwoty, wpisania tytułu przelewu i sprawdzenia, czy wszystko się zgadza.

Druga zawiera kod QR.

Którą łatwiej opłacić od razu?

Im mniej czynności musi wykonać klient, tym prostszy staje się cały proces płatności.

Można to zapamiętać w jednym zdaniu: MNIEJ KROKÓW → MNIEJ PRZEPISYWANIA → PROSTSZA PŁATNOŚĆ

To szczególnie wygodne wtedy, gdy klient otrzymuje fakturę na komputerze, a płatności wykonuje telefonem.

Kod QR zmniejsza liczbę danych przepisywanych ręcznie

Numer rachunku bankowego składa się z wielu cyfr.

Do tego dochodzą:
- kwota,
- dane odbiorcy,
- tytuł przelewu.

Każdy element wprowadzany ręcznie wymaga uwagi.

Kod QR pozwala przenieść dane do formularza przelewu automatycznie. Klient nadal powinien je sprawdzić przed zatwierdzeniem transakcji, ale nie musi wpisywać wszystkiego od początku.

Schemat zmienia się więc z: PRZEPISZ → SPRAWDŹ → POPRAW → ZAPŁAĆ na: ZESKANUJ → SPRAWDŹ → ZAPŁAĆ

Prościej zarówno dla przedsiębiorcy, jak i jego klienta.

Jak działa kod QR na fakturze w praktyce?

Załóżmy, że wystawiasz klientowi fakturę na 1 250 zł.

Na fakturze znajduje się kod QR.

Klient:
- otwiera aplikację swojego banku,
- wybiera możliwość zeskanowania kodu QR,
- skanuje kod znajdujący się na fakturze,
- sprawdza uzupełnione dane,
- zatwierdza przelew.

Nie musi ręcznie przepisywać danych z dokumentu.

To drobne udogodnienie, ale właśnie takie drobne elementy często decydują o tym, czy korzystanie z faktury jest wygodne.

Kod QR na fakturze to również element obsługi klienta

Obsługa klienta nie kończy się w momencie wykonania usługi lub wysłania produktu.

Liczy się również to, co dzieje się później: SPRZEDAŻ → FAKTURA → PŁATNOŚĆ → ROZLICZENIE

Jeżeli przedsiębiorca może uprościć jeden z tych etapów, warto to zrobić.

Czytelna faktura, poprawny numer rachunku, wygodna płatność i jasny termin zapłaty sprawiają, że klient nie musi zastanawiać się, co zrobić z otrzymanym dokumentem.

Kod QR jest więc nie tylko technicznym dodatkiem.

To po prostu wygodniejsza droga od faktury do płatności.

Kod QR do płatności a kod QR KSeF – to nie jest to samo

Tutaj warto zatrzymać się na chwilę, ponieważ wraz z KSeF na fakturach pojawiły się również inne kody QR.

Kod QR do płatności i kod QR KSeF mogą wyglądać podobnie, ale mają zupełnie inne zadania.

Najłatwiej zapamiętać: QR PŁATNICZY → ZAPŁAĆ, QR KSeF → ZWERYFIKUJ

Kod płatniczy pomaga przygotować przelew.

Kod KSeF służy natomiast między innymi do identyfikacji i weryfikacji faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak wygląda cały proces wystawienia dokumentu w KSeF, przeczytaj poradnik Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?.

W przypadku szczególnych trybów wystawiania dokumentów zasady dotyczące kodów QR mogą być inne. Więcej wyjaśniamy w artykule Tryb Offline24 w KSeF – jak z niego korzystać?.

Jak dodać kod QR do faktury w Faktury.co?

Nie trzeba samodzielnie tworzyć grafiki QR ani korzystać z zewnętrznych generatorów.

W programie do faktur Faktury.co możesz wystawiać faktury z kodem QR zawierającym dane potrzebne do płatności.

Program generuje kod na podstawie danych dokumentu i umieszcza go na fakturze.

Dzięki temu cały proces pozostaje częścią zwykłego fakturowania: WYSTAWIASZ FAKTURĘ → KOD QR POJAWIA SIĘ NA DOKUMENCIE → WYSYŁASZ FAKTURĘ KLIENTOWI

Bez tworzenia kodu na innej stronie.

Bez kopiowania danych do dodatkowego generatora.

Bez dodawania grafiki ręcznie do każdej faktury.

Kod QR ułatwia klientowi wykonanie przelewu, ale z punktu widzenia przedsiębiorcy ważne jest również to, co dzieje się później.

Czy faktura została zapłacona?

Czy termin płatności już minął?

Czy trzeba przypomnieć klientowi o należności?

Dlatego w Faktury.co możesz również kontrolować statusy płatności i oznaczać dokumenty jako: OPŁACONE, NIEOPŁACONE, CZĘŚCIOWO OPŁACONE

Program umożliwia także wysyłanie upomnień dotyczących niezapłaconych faktur.

Dzięki temu proces może wyglądać tak: FAKTURA → QR → PŁATNOŚĆ → ROZLICZENIE

A jeśli płatność nie wpłynie: FAKTURA → TERMIN → UPOMNIENIE

Wszystko pozostaje powiązane z dokumentami firmy.

Pozostałe możliwości znajdziesz na stronie funkcji programu Faktury.co.

QR to nie jedyny sposób na szybszą płatność

Klienci mają różne przyzwyczajenia.

Jedna osoba woli tradycyjny przelew.

Druga zeskanuje kod QR.

Ktoś inny najchętniej zapłaci BLIK-iem lub szybkim przelewem.

Dlatego Faktury.co umożliwia również korzystanie z płatności online przez Przelewy24, w tym między innymi z BLIK-a, karty i szybkich przelewów.

Najważniejsza zasada pozostaje taka sama: IM PROŚCIEJ ZAPŁACIĆ → TYM MNIEJ BARIER PO DRODZE

Nie chodzi więc o zmuszanie klienta do jednej metody płatności.

Chodzi o danie mu wygodnego wyboru.

Mały kod, duża różnica w codziennej pracy

Kod QR zajmuje na fakturze niewiele miejsca.

Ale może znacząco uprościć drogę od otrzymania dokumentu do wykonania przelewu.

Klient nie musi przepisywać wielu danych, a przedsiębiorca otrzymuje fakturę, która jest nie tylko dokumentem sprzedażowym, ale również wygodnym narzędziem prowadzącym do płatności.

Jeżeli z całego artykułu masz zapamiętać jeden schemat, niech będzie to: FAKTURA → SKANUJ → SPRAWDŹ → ZAPŁAĆ

Cztery kroki.

Bez zbędnego przepisywania.

Jeżeli chcesz wystawiać takie dokumenty, sprawdź Faktury.co – program do faktur online oraz poznaj wszystkie funkcje Faktury.co.