Jakich faktur nie dotyczy KSeF i kto musi z niego korzystać?

Od 1 kwietnia 2026 roku wszystkich podatników VAT w Polsce obejmie obowiązek fakturowania za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Od 1 kwietnia 2026 roku wszystkich podatników VAT w Polsce obejmie obowiązek fakturowania za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, usprawniając obieg dokumentów i zapewniając fiskusowi bezpośredni dostęp do danych o sprzedaży.
Nie wszystkie faktury będą jednak wystawiane w KSeF. Sprawdź, jakich dokumentów ten obowiązek nie dotyczy.

Obowiązkowe fakturowanie w ramach KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie teleinformatyczne udostępnione przez Ministerstwo Finansów, które służy do wystawiania, przesyłania, przechowywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z KSeF było dobrowolne, jednak wkrótce stanie się obowiązkowe.
Zgodnie z aktualnym harmonogramem:
- od 1 lutego 2026 roku – obowiązek dotyczy przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto w 2025 r. przekroczy 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 roku – KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, zarówno czynnych, jak i zwolnionych, niezależnie od skali działalności,
- od 1 stycznia 2027 roku – obowiązek obejmie również drobnych przedsiębiorców wystawiających faktury do 450 zł (rachunki uproszczone), jeśli ich łączna sprzedaż nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie.

Dlaczego warto korzystać z KSeF?
Ministerstwo Finansów podkreśla, że KSeF niesie za sobą wiele korzyści, m.in.:
- automatyzację procesów księgowych,
- zwiększenie bezpieczeństwa danych,
- usprawnienie wymiany informacji między firmami,
- łatwiejszą kontrolę skarbową.

Aby korzystać z KSeF, przedsiębiorca musi się uwierzytelnić.
Sposób uwierzytelnienia zależy od formy prawnej podmiotu:
Osoby fizyczne:
- profil zaufany,
- podpis kwalifikowany,
- token (do końca 2026 r.),
- certyfikat KSeF.
Podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. spółki z o.o.):
- elektroniczna pieczęć kwalifikowana z przypisanym NIP-em,
- token (do końca 2026 r.),
- certyfikat KSeF.
Jeśli podmiot nieposiadający pieczęci kwalifikowanej chce korzystać z systemu, należy złożyć zawiadomienie ZAW-FA, wskazując osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami w KSeF.

Jakich faktur nie obejmuje KSeF?
Zgodnie z ustawą z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o VAT (art. 106ga ust. 2), obowiązek fakturowania w KSeF nie dotyczy faktur:
- wystawianych przez podatników bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski,
- wystawianych przez podatników, którzy co prawda mają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji,
- wystawianych przez podatników korzystających z procedur szczególnych (m.in. OSS, IOSS, procedura nieunijna, przewóz osób międzynarodowy),
- dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C),
- wystawianych przez podatników korzystających ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT,
- w przypadkach określonych przez rozporządzenie Ministra Finansów (art. 106s), uwzględniających specyfikę działalności lub szczególne warunki dokumentowania sprzedaży.

Integracja z KSeF w systemie Faktury.co
Program Faktury.co w pełni wspiera integrację z KSeF — bez dodatkowych kosztów.
W ramach integracji możesz:
- wysyłać faktury sprzedażowe bezpośrednio z programu do KSeF,
- pobierać faktury przychodowe i kosztowe prosto z KSeF do swojego konta.
Dzięki temu Twoja firma zyskuje prostszy, szybszy i w pełni zgodny z przepisami sposób na obsługę faktur elektronicznych.