Jakich faktur nie dotyczy KSeF i kto musi z niego korzystać?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest od 2026 roku obowiązkowym sposobem wystawiania faktur dla większości przedsiębiorców.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest od 2026 roku obowiązkowym sposobem wystawiania faktur dla większości przedsiębiorców. Obowiązek został wprowadzony etapami: od 1 lutego 2026 roku dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych. Do 31 grudnia 2026 roku najmniejsi podatnicy mogą jednak wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

Obowiązkowe fakturowanie w ramach KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie teleinformatyczne udostępnione przez Ministerstwo Finansów, które służy do wystawiania, przesyłania, przechowywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

Od 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest wprowadzany etapami dla kolejnych grup podatników.

Zgodnie z aktualnym harmonogramem:
- od 1 lutego 2026 roku – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek objął co do zasady pozostałych podatników,
- do 31 grudnia 2026 roku – podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami wystawionymi poza KSeF w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, mogą nadal wystawiać takie faktury poza systemem,
- od 1 stycznia 2027 roku – zakończy się okres przejściowy dla podatników, których miesięczna sprzedaż brutto udokumentowana fakturami wystawianymi poza KSeF nie przekracza 10 000 zł.

Osobne przepisy przejściowe dotyczą faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do 450 zł, uznawanych za faktury uproszczone. Do 31 grudnia 2026 roku mogą one być wystawiane poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku paragon z NIP do 450 zł nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną – w przypadku konieczności wystawienia faktury trzeba będzie wystawić ją zgodnie z zasadami KSeF.

Dlaczego warto korzystać z KSeF?

Ministerstwo Finansów podkreśla, że KSeF niesie za sobą wiele korzyści, m.in.:
- automatyzację procesów księgowych,
- zwiększenie bezpieczeństwa danych,
- usprawnienie wymiany informacji między firmami,
- łatwiejszą kontrolę skarbową.

Aby korzystać z KSeF, przedsiębiorca musi się uwierzytelnić.
Sposób uwierzytelnienia zależy od formy prawnej podmiotu:
Osoby fizyczne:
- profil zaufany,
- podpis kwalifikowany,
- token (do końca 2026 r.),
- certyfikat KSeF.
Podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. spółki z o.o.):
- elektroniczna pieczęć kwalifikowana z przypisanym NIP-em,
- token (do końca 2026 r.),
- certyfikat KSeF.
Jeśli podmiot nieposiadający pieczęci kwalifikowanej chce korzystać z systemu, należy złożyć zawiadomienie ZAW-FA, wskazując osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami w KSeF.

Jakich faktur nie obejmuje KSeF?

Zgodnie z ustawą z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o VAT (art. 106ga ust. 2), obowiązek fakturowania w KSeF nie dotyczy faktur:
- wystawianych przez podatników bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski,
- wystawianych przez podatników, którzy co prawda mają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji,
- wystawianych przez podatników korzystających z procedur szczególnych (m.in. OSS, IOSS, procedura nieunijna, przewóz osób międzynarodowy),
- dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C),
- wystawianych przez podatników korzystających ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT,
- w przypadkach określonych przez rozporządzenie Ministra Finansów (art. 106s), uwzględniających specyfikę działalności lub szczególne warunki dokumentowania sprzedaży.

Integracja z KSeF w systemie Faktury.co

Program Faktury.co w pełni wspiera integrację z KSeF — bez dodatkowych kosztów.
W ramach integracji możesz:
- wysyłać faktury sprzedażowe bezpośrednio z programu do KSeF,
- pobierać faktury przychodowe i kosztowe prosto z KSeF do swojego konta.
Dzięki temu Twoja firma zyskuje prostszy, szybszy i w pełni zgodny z przepisami sposób na obsługę faktur elektronicznych.