Split payment w praktyce – kiedy trzeba go stosować i jak działa?

Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności, to sposób opłacania faktur VAT, w którym płatność zostaje podzielona na dwie części.

Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności, to sposób opłacania faktur VAT, w którym płatność zostaje podzielona na dwie części. Kwota VAT trafia na rachunek VAT sprzedawcy, a kwota netto na jego rachunek rozliczeniowy.
Nie każda faktura musi być opłacona w ten sposób. W wielu przypadkach MPP jest dobrowolny, ale są sytuacje, w których przedsiębiorca ma obowiązek go zastosować.

Najważniejsze zasady MPP
Split payment działa tylko przy przelewach w złotych polskich, z użyciem specjalnego komunikatu przelewu MPP. Nie można zapłacić w ten sposób gotówką, kartą ani na rachunek osobisty sprzedawcy.
Mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy, gdy łącznie spełnione są trzy warunki:
- faktura przekracza 15 000 zł brutto lub równowartość tej kwoty,
- zawiera co najmniej jedną pozycję z załącznika nr 15 do ustawy o VAT,
- transakcja odbywa się między podatnikami VAT.
Jeżeli te warunki są spełnione, sprzedawca powinien umieścić na fakturze adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.

Jak wygląda przelew split payment?
Przelew MPP wykonuje się z poziomu bankowości elektronicznej, wybierając specjalny komunikat przelewu. W takim przelewie podaje się:
- kwotę VAT,
- kwotę brutto,
- numer faktury,
- NIP sprzedawcy.
Bank sam rozdziela płatność. Część VAT trafia na rachunek VAT sprzedawcy, a pozostała kwota na jego zwykły rachunek firmowy.
Od 1 stycznia 2027 r. przy fakturach ustrukturyzowanych w KSeF w komunikacie MPP trzeba będzie podawać numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy KSeF.

Kiedy split payment jest obowiązkowy?
Obowiązkowy split payment stosuje się głównie przy większych transakcjach dotyczących tzw. towarów i usług wrażliwych. Chodzi o pozycje wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Ważne jest to, że limit 15 000 zł dotyczy całej wartości brutto faktury, a nie tylko pozycji objętej MPP. Jeżeli więc faktura przekracza ten próg i zawiera choć jedną pozycję z załącznika nr 15, mechanizm podzielonej płatności może być obowiązkowy.
Przy fakturze mieszanej nabywca może zapłacić w MPP całą fakturę albo tylko tę część, która dotyczy pozycji objętych obowiązkowym MPP.

Rachunek VAT – co trzeba wiedzieć?
Rachunek VAT jest zakładany automatycznie do firmowego rachunku rozliczeniowego. Przedsiębiorca nie musi składać osobnego wniosku o jego otwarcie.
Środki z rachunku VAT można wykorzystać m.in. do zapłaty:
- VAT z faktur,
- podatku VAT do urzędu,
- PIT,
- CIT,
- akcyzy,
- należności celnych,
- składek ZUS.
Jeżeli na rachunku VAT nie ma wystarczających środków, bank pobiera brakującą kwotę z rachunku bieżącego. Nie trzeba więc wcześniej zasilać rachunku VAT, aby wykonać przelew MPP.

Błędy w MPP – jakie mogą być skutki?
Błędy przy split payment mają znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy MPP był obowiązkowy.
Jeżeli sprzedawca nie umieści na fakturze wymaganej adnotacji, może narazić się na sankcję VAT. Jeżeli nabywca mimo obowiązku zapłaci zwykłym przelewem, również może ponieść konsekwencje podatkowe.
Znaczenie ma także rozliczenie kosztów. Jeżeli faktura zawiera adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, a płatność nie została wykonana w MPP, wydatek może nie stanowić kosztu uzyskania przychodu w tej części.

Split payment w codziennych rozliczeniach
MPP można stosować również dobrowolnie, nawet wtedy, gdy przepisy tego nie wymagają. Przedsiębiorca może zapłacić w ten sposób całą fakturę, jej część albo zaliczkę.
Możliwa jest także zbiorcza płatność za kilka faktur od jednego dostawcy, za okres nie krótszy niż jeden dzień i nie dłuższy niż jeden miesiąc.
Przy fakturach w walucie obcej trzeba pamiętać, że komunikat MPP działa w złotych polskich. Nie można też wykonać split payment kartą ani na rachunek osobisty.

Podsumowanie
Split payment to nie dodatkowy podatek, ale szczególny sposób zapłaty za fakturę VAT.
Trzeba go zastosować wtedy, gdy faktura przekracza 15 000 zł brutto, obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 i dotyczy transakcji między podatnikami VAT.
W pozostałych przypadkach MPP może być dobrowolnym sposobem na bezpieczniejsze i bardziej uporządkowane rozliczenia.